I – NORME GENERALI

Art. 1)
RIFERIMENTO STATUTARIO

Il presente regolamento viene emanato in ottemperanza all’art. 12 dello Statuto dell’Associazione.

Art. 2)
RICHIESTE DI ADESIONE

Le richieste di adesione all’Associazione vanno effettuate per iscritto, precisando: ragione sociale della Società o Ente interessato, nome dei rappresentanti delegati a partecipare alle attività dell’Associazione. Le adesione di soci “individuali” e “studenti” s’intendono a titolo strettamente personale: non sono quindi accettabili richieste di adesione come soci individuali o studenti, fatte da Enti, Società ed altri soggetti collettivi, che sono tenuti ad iscriversi nelle categorie utenti/fornitori/sponsor.

Art. 3)
VERSAMENTO DELLE QUOTE

I Soci già iscritti all’inizio dell’anno, sono tenuti a versare l’importo delle quote dovute entro il 28 febbraio dell’anno a cui si riferiscono. I Soci ammessi dopo il primo gennaio sono tenuti a versare le quote annuali all’atto dell’ammissione.

Art. 4)
DESIGNAZIONE RAPPRESENTANTI

I Soci sponsor che di volta in volta hanno diritto a far parte del Consiglio Direttivo, provvedono a nominare con comunicazione scritta il proprio rappresentante in qualità di Consigliere. Il Socio sponsor ha facoltà di sostituire il proprio rappresentate con comunicazione scritta.

Art. 5)
VOTO IN ASSEMBLEA

Spetta al Presidente dell’Assemblea il constatare la regolarità dell’esercizio del diritto di voto, i Soci sono tenuti ad essere in regola con il disposto dell’art. 3 del presente Regolamento.

Art. 6)
REFERENDUM

Qualora l’Assemblea deliberi per referendum, lo spoglio dei voti viene eseguito con l’intervento del Collegio dei Revisori dei Conti, che redigerà il verbale delle relative operazioni, da trascriversi nell’apposito libro, sottoscritto dal Presidente del Consiglio Direttivo (CD) e dai Revisori.

II – NORME PER LA PROMOZIONE, ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DEI GRUPPI DI LAVORO

Art. 7)
PROMOZIONE DEI GRUPPI

Il Consiglio Direttivo di propria iniziativa o su proposta approvata dall’Assemblea può avviare Gruppi di lavoro o altre attività sociali, promuovere convegni ed altre iniziative a norma dell’articolo 2 dello Statuto.

Art. 8)
ORGANIZZAZIONE

Per avviare il Gruppo di lavoro, il Consiglio Direttivo provvede a nominare un Coordinatore, di norma scegliendolo fra i membri del Consiglio Direttivo. Il Consiglio Direttivo può procedere alla revoca o sostituzione del Coordinatore, per giustificati motivi, nonchè alla chiusura dei lavori del gruppo. Tutti i Soci possono partecipare ai lavori avviati da ogni gruppo; ogni socio interessato deve proporsi al Coordinatore del gruppo e concordare con esso le modalità di partecipazione al lavoro. Il Coordinatore, a sua volta, potrà avvalersi di uno o più gruppi, formato/i da persone scelte nell’ambito del gruppo, al quale o ai quali affidare approfondimenti tecnici o lavori preparatori per conto del gruppo medesimo. Le riunioni del gruppo sono convocate dal Coordinatore che le presiede. Periodicamente, a richiesta del Consiglio Direttivo, i coordinatori predisporranno un reporting AM/FM/GIS SEZIONE ITALIANA sull’avanzamento dei lavori dei gruppi. Il Coordinatore terrà costantemente informata la Segreteria dell’Associazione sulla composizione del gruppo di lavoro. Il Coordinatore predispone il piano operativo di lavoro del gruppo, in conformità agli obiettivi generali prefissati dal Consiglio Direttivo per il gruppo stesso, tenendolo aggiornato anche in funzione delle proposte e dei contributi dei componenti il gruppo. I piani operativi, ai fini di un coordinamento generale, devono essere approvati dal Consiglio Direttivo.

Art. 9)
BUDGET

Per il funzionamento dei gruppi di lavoro il Consiglio Direttivo provvede ad assegnare a ciascun gruppo un budget di spesa annuale. Il coordinatore del gruppo è responsabile verso l’Associazione della gestione del budget assegnato al gruppo stesso, nel rispetto delle procedure amministrative dell’Associazione. Al termine dell’anno solare o all’atto del termine del lavoro del gruppo, ove questo si concludesse prima della fine dell’anno, il coordinatore dovrà predisporre un rendiconto con la documentazione delle spese sostenute. Il Consiglio Direttivo potrà richiedere anche rendiconti intermedi.

Art. 10)
SOCI PARTECIPANTI

Tutti i Soci partecipanti ai gruppi di lavoro si impegnano, nell’ambito degli stessi e per la migliore realizzazione degli obiettivi, a produrre i contributi tecnici e rendere disponibili le informazioni in proprio possesso che non siano ritenute riservate all’interno dei propri Enti/Aziende/Società. In ogni caso, con la presa d’atto del presente regolamento, sono impegnati a sollevare da ogni responsabilità in merito all’Associazione, rispondendo personalmente nei confronti di terzi.

Art. 11)
APPORTI ESTERNI

Il coordinatore può eccezionalmente richiedere e acquisire apporti esterni da parte di terzi, professionisti, esperti e simili anche non iscritti all’Associazione.

Art. 12)
COMPENSI E SPESE

Nessun compenso è dovuto ad alcun titolo al coordinatore nè ai partecipanti ai gruppi di lavoro, intendendosi questi unicamente basati sul volontariato dei partecipanti. Le spese logistiche indispensabili al funzionamento del gruppo, ove non copribili dai singoli partecipanti, saranno a carico del budget del gruppo, per il quale il coordinatore s’impegna a gestire oculatamente le risorse affidategli.

I – COSTITUZIONE – SCOPO (con modifiche apportate dall’Assemblea del 24/11/98)

ART. 1

È costituta l’Associazione Automated Mapping/Facilities Management/Geographic Information Systems Italia,  denominata anche “AM/FM/GIS Italia”, con sede iniziale in Roma. L’Associazione potrà affiliarsi o federarsi ad associazioni europee ed internazionali, aventi finalità  analoghe od equivalenti, allo scopo di assicurare congruenza europea ed internazionale alle attività promosse e  sviluppate dall’Associazione. L’Associazione potrà inoltre affiliarsi o federarsi a livello nazionale con altre associazioni operanti in settori  tecnico/scientifici affini a quelli sui quali opera l’Associazione.

ART. 2

L’Associazione, volontaria, senza finalità commerciali, industriali, sindacali, politiche e senza scopo di lucro, si propone:

1. di favorire lo scambio di conoscenze ed esperienze e di promuovere i rapporti di collaborazione fra gli operatori  pubblici e privati del settore italiano nel campo dei Sistemi Informativi Geografici ( GIS ) e dell’Informazione Geografica  (GI) in generale;
2. di rappresentare la comunità nazionale di operatori nel settore della GI nei contesti europei ed internazionale;
3. di promuovere i contributi degli operatori ed esperti del settore verso la pubblica amministrazione, per le  politiche di pianificazione e sviluppo dei sistemi di rilevazione, trattamento e gestione della GI, per il governo e la  gestione del territorio;
4. di favorire la diffusione di metodologie e processi di standardizzazione, comunicazione, condivisione, atti a  facilitare lo scambio di dati e l’interoperabilità fra sistemi diversi, in particolare fra sistemi della pubblica  amministrazione e nell’ambito di sistemi interessati alla gestione di servizi ed infrastrutture sul territorio;
5. promuovere ed organizzare convegni, seminari, giornate di studio, esposizioni di tecnologie connesse alla GI in Italia ed  all’estero;
6. avviare iniziative, ricerche, studi, progetti, in nome e per conto proprio od in partnership con propri associati, a valere su fondi propri dell’Associazione, su sponsorizzazioni di Soci o altri soggetti esterni, su finanziamenti dell’Unione Europea  o di altri fondi nazionali od internazionali per attività connesse allo studio ed alla sperimentazione di particolari aspetti metodologici, tecnologici ed applicativi relativi alla GI;
7. svolgere attività editoriali, formative e di divulgazione;
8. assumere qualsivoglia altra iniziativa atta a conseguire le finalità dell’Associazione.

II – SOCI – CATEGORIE – AMMISSIONE

ART. 3

I soci dell’AM/FM/GIS Italia sono persone fisiche, società, enti associazioni, università, che abbiano interesse a perseguire gli obiettivi statutari dell’Associazione.

ART. 4

I Soci si distinguono in:

• a) Soci onorari Possono essere soci onorari Enti, Istituti ed altre unità organizzative della Pubblica Amministrazione, Associazioni e Ordini professionali ed altre persone giuridiche, particolarmente impegnati – per le loro attività d’istituto e per la loro opera scientifica, tecnica, organizzativa – nei settori oggetto dell’attività dell’Associazione. I Soci onorari sono esentati dal pagamento delle quote sociali e nominano un loro rappresentate nell’Associazione.
• b) Sponsor Possono essere soci sponsor tutte le società, aziende, enti che abbiano interesse all’ attività dell’Associazione e intendano contribuire al suo finanziamento.
• c) Soci fornitori Possono essere soci fornitori le società, le aziende e tutti gli altri operatori che esercitano attività commerciali e/o professionali nel campo della progettazione, fornitura, installazione ed assistenza di sistemi HW e/o SW, e nell’area dei sistemi di rilevamento, rappresentazione e gestione della GI.
• d) Soci utenti Possono essere soci utenti gli enti, le amministrazioni pubbliche le società, gli istituti universitari, le associazioni, e tutti gli altri soggetti pubblici e privati che utilizzano, per i propri compiti d’istituto, o per finalità di ricerca e sviluppo, sistemi di trattamento e gestione della GI.
• e) Soci individuali Possono essere soci individuali coloro che abbiano superato i 18 anni di età.
• f) Soci studenti Possono essere soci studenti coloro che abbiano superato i 18 anni di età, e frequentino scuole medie superiori o istituti universitari.

ART. 5

L’ammissione dei soci è determinata al Consiglio. L’ammissione dei Soci onorari è proposta, con motivazione, dal Consiglio e approvata dall’Assemblea a  maggioranza semplice.

ART. 6

Le quote annuali sono fissate dal Consiglio anche per categorie.

ART. 7

I soci in regola con i versamenti delle quote hanno diritto di partecipare alle assemblee ordinarie e straordinarie, con diritto di voto, e ad ogni attività associativa. I soci onorari hanno diritto di partecipare ad ogni attività associativa nonchè alle assemblee ordinarie e straordinarie con diritto di voto, ad esclusione dell’approvazione dei bilanci preventivi e consuntivi.

ART. 8

I soci che non intendono più fare parte dell’Associazione devono darne comunicazione, a mezzo lettera raccomandata, alla presidenza entro il mese di settembre e il recesso avrà corso dal 1 gennaio successivo. La disdetta di un socio non lo esonera dagli obblighi finanziari che gli spettano per l’anno in corso. L’eventuale espulsione o cancellazione di un socio per inadempienza o per altri motivi deve essere pronunciata dal Consiglio con deliberazione motivata, approvata da almeno 2/3 dei votanti. L’eventuale cancellazione di un Socio onorario viene deliberata dall’Assemblea, a maggioranza semplice, su proposta motivata dal Consiglio.

III – ORGANI DELL’ASSOCIAZIONE

ART. 9

Sono organi dell’AM/FM/GIS Italia:

1. L’Assemblea dei Soci
2. Il Consiglio Direttivo
3. Il Presidente
4. Il Vicepresidente
5. Il Segretario
6. Il Tesoriere
7. Il Collegio dei revisori dei conti

ART. 10

Tutte le cariche dell’Associazione sono gratuite. Il Consiglio Direttivo può deliberare il rimborso delle spese sostenute per ragioni del loro ufficio ai Consiglieri e ai revisori dei conti.

IV – CONVOCAZIONI, FUNZIONI E DURATA DEGLI ORGANI DELL’ASSOCIAZIONE

ART. 11

L’Assemblea

11.1 L’Assemblea è costituita da tutti i soci. Ogni socio ha diritto a un voto, ad eccezione dei soci Sponsor, che potranno designare fino ad un massimo di due rappresentanti ciascuno con diritto di voto.

11.2 L’Assemblea ha il compito di:

• approvare i programmi ed i bilanci;
• eleggere il Consiglio e i Revisori dei conti;
• deliberare in merito ad ogni altra proposta;
• approvare le modifiche allo statuto.

11.3 L’Assemblea è convocata dal Presidente almeno una volta all’anno, di norma, per delibera del Consiglio Direttivo o su richiesta motivata di almeno 1/5 degli associati, rivolta al Consiglio Direttivo con lettera raccomandata, o su iniziativa del Presidente. La convocazione avviene con preavviso di almeno 20 giorni con lettera, fax o e-mail contenente l’ordine del giorno, e l’indicazione del luogo, della data e dell’ora della riunione in prima ed in seconda convocazione. Presiede il Presidente o in mancanza o impedimento il Vicepresidente; le deliberazioni sono prese a maggioranza di voti. In prima convocazione l’Assemblea è valida quando sino presenti o rappresentati metà dei soci; in seconda convocazione qualunque sia il numero degli intervenuti. Un socio può farsi rappresentare da un altro socio mediante delega nominativa scritta; un socio non può portare piò di tre deleghe. Tranne quanto indicato dagli articoli 16 e 17, ogni decisione viene presa a maggioranza semplice dei votanti. L’Assemblea può altresì essere interpellata a domicilio (referendum) su iniziativa del Consiglio Direttivo, per deliberare su qualsiasi argomento, con le maggioranze previste dallo Statuto nell’ambito delle risposte pervenute, ivi comprese le elezioni del Consiglio Direttivo e del Collegio dei Revisori. L’Assemblea approva le procedure per le elezioni del Consiglio e del Collegio proposte dal Consiglio Direttivo in carica o in prorogatio.

ART. 12

12.1 Il Consiglio Direttivo è composto da otto a quattordici membri ai quali si aggiunge il past-President. Non più di un terzo dei Consiglieri può essere scelto fra gli Sponsor. I membri del Consiglio vengono eletti dall’assemblea ad eccezione di quelli appartenenti alla categoria degli sponsor. Questi ultimi, fino alla concorrenza del numero sopra indicato, entrano a far parte del Consiglio secondo l’ordine di priorità definito in base alla data di adesione all’Associazione in qualità di Sponsor. A partire dal 1 gennaio 1993 i due Consiglieri sponsor più anziani per nomina decadranno dalla carica e verranno sostituiti dai primi due dell’elenco degli sponsor in ordine di anzianità di adesione all’Associazione, non facenti parte del Consiglio (“lista di attesa”). I due membri decaduti verranno inseriti alla fine della “lista di attesa”, ai fini di una loro successiva ulteriore nomina. Questo stesso meccanismo verrà applicato per ciascuno degli anni successivi al 1993 sempre che la “lista di attesa” contenga un numero di sponsor maggiore o uguale a due. Ove tale “lista” contenga un solo sponsor si darà luogo alla sostituzione di un solo membro. Eventuali nuovi sponsor che si dovessero associare in corso d’anno successivamente al 1.1.1993 verranno inseriti alla fine della “lista di attesa” (cioè dopo quello/i eventualmente decaduto/i a decorrere dal 1 gennaio di quell’anno).

12.2 Il Consiglio:

• approva il regolamento dell’Associazione;
• sottopone all’Assemblea i bilanci preventivi e consuntivi;
• procede alle nomine ed alle deliberazioni di sua competenza, compresa la cooptazione in caso di vacanza;
• promuove o prende quei provvedimenti che ritiene meglio atti al conseguimento degli scopi sociali;
• ha tutti poteri di ordinaria e straordinaria gestione dell’AM/FM/GIS Italia con facoltà di assumere il personale e di fissarne le mansioni e le retribuzioni.

Il Consiglio Direttivo può affidare l’incarico della segreteria generale e dell’amministrazione dell’Associazione ad un contrattista esterno, stabilendone i compensi e precisandone le mansioni.

12.3 Alle Assemblee dei Soci possono partecipare, come osservatori e su invito del Presidente, esperti esterni. Alle riunioni del Consiglio Direttivo possono partecipare, come osservatori e su invito del Presidente, esperti esterni e/o soci non facenti parte del Consiglio Direttivo stesso.

12.4 Il Consiglio è convocato dal Presidente con preavviso di almeno dieci giorni, di propria iniziativa oppure su richiesta motivata di almeno 1/3 dei suoi membri o dai Revisori dei conti. In caso di urgenza la convocazione può essere fatta anche a mezzo telefax o e-mail tre giorni prima della seduta. Il Consiglio è presieduto dal Presidente o da un Consigliere da lui all’uopo delegato e delibera a maggioranza di voti.  Le deliberazioni del Consiglio sono valide con la presenza della maggioranza dei componenti. Delle deliberazioni del Consiglio fa fede il libro dei verbali firmato dal Presidente e dal Segretario.

12.5 Il Consiglio Direttivo nomina nel suo seno un Presidente un Vicepresidente e, anche esterni al Consiglio, un Segretario ed un Tesoriere. Il Presidente ha il compito di provvedere all’attuazione delle delibere approvate dal Consiglio Direttivo e di sovrintendere a tutta l’attività dell’Associazione; convoca il Consiglio e l’Assemblea. Il Presidente ha la rappresentanza legale dell’Associazione, con facoltà di specifiche deleghe ad altro/i membro/i del Consiglio. Qualora venga a mancare l’opera del Presidente, esso verrà sostituito fino alla nomina del successore dal Vicepresidente. Il Vicepresidente coadiuva il Presidente e lo sostituisce in assenza od impedimento. Il Segretario assicura la continuità dell’azione organizzativa dell’Associazione e sovrintende alla gestione operativa della stessa sulla base del regolamento dell’Associazione; redige i verbali delle riunioni del Consiglio e sottopone al Presidente l’ordine del giorno delle riunioni. Il Tesoriere tiene la contabilità dell’Associazione e predispone i bilanci preventivi e consuntivi da sottoporre al Consiglio; provvede alla gestione amministrativa ordinaria dell’Associazione. In caso di assenza o impedimento, il Tesoriere è sostituito dal Segretario. Il Consiglio Direttivo può -all’atto della nomina- assegnare entrambe le funzioni di Segretario e di Tesoriere ad un unico componente del Consiglio medesimo.

ART. 13

13.1 I Revisori dei conti sono in numero di due effettivi e un supplente, eletti dall’Assemblea anche fra i non soci.

13.2 I Revisori dei conti esercitano le funzioni previste dalla legge; in particolare controllano l’andamento amministrativo e finanziario dell’Associazione, vigilano sulla regolare tenuta della contabilità sociale, sulla rispondenza delle scritture contabili; esaminano i bilanci e riferiscono all’Assemblea.

13.3 I Revisori non fanno parte del Consiglio, ma hanno facoltà di partecipare alle sedute. Essi restano in carica tre anni e sono rieleggibili.

ART. 14

I membri del Consiglio eletti dall’Assemblea durano in carica tre anni e possono essere rieletti.

V – PATRIMONIO, FONDO COMUNE, ESERCIZIO FINANZIARIO

ART. 15

Il patrimonio dell’AM/FM/GIS Italia è costituito:

1. dai contributi straordinari, elargizioni, donazioni o lasciti eventualmente disposti in suo favore;
2. dai mobili, macchine per l’ufficio, materiali, ed altri beni mobili ed immobili risultanti dall’inventario.

Il fondo comune di gestione dell’AM/FM/GIS Italia è costituito:

1. dalle rendite del suo patrimonio;
2. dalle quote associative e contributive versate dai Soci;
3. dai proventi eventuali della sua attività (vendita di pubblicazioni, organizzazione di corsi, convegni, seminari e simili).

Eventuali eccedenze attive delle gestioni annuali, salvo diversa delibera assembleare, saranno accantonate in un fondo che l’Associazione potrà utilizzare a copertura di spese di carattere straordinario o per quelle che  l’Associazione potrà incontrare per l’organizzazione e partecipazione a Congressi, Convegni e Seminari. L’esercizio finanziario coincide con l’anno solare. L’erogazione delle spese avviene sulla base del regolamento dell’Associazione, predisposto dal presidente d’intesa con il Segretario, e sottoposto all’approvazione del Consiglio  Direttivo.

VI – MODIFICHE DELLO STATUTO, SCIOGLIMENTO DELL’ASSOCIAZIONE

ART. 16

Le eventuali modifiche dello statuto sono deliberate dall’Assemblea con almeno 2/3 dei voti dei presenti dell’Assemblea che le adotta.

ART. 17

Lo scioglimento dell’Associazione, qualora non sia determinato da cause di forza maggiore, deve essere sottoposto a votazione e riportare la maggioranza di 2/3 dei soci presenti all’Assemblea convocato allo scopo. In caso di scioglimento dell’associazione, il Consiglio – d’accordo con il Collegio dei Revisori dei conti – nomina uno o più liquidatori dell’Associazione, mettendo a loro disposizione le attività dell’Associazione.

VII – DISPOSIZIONI FINALI

ART. 18

L’Associazione ha durata indefinita.

ART. 19

Per quanto non previsto nel presente Statuto valgono le norme del codice civile.

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